Polityka prywatności

Niniejsza polityka opisuje, jak AIZEN Panel („panel", „usługa") przetwarza dane w związku z korzystaniem z narzędzia do zarządzania leadami, śledzenia konwersji i analityki reklamowej.

1. Administrator danych

Administratorem danych jest AIZEN SYSTEM, ul. Kazimierza Pułaskiego 1/8, 98-100 Łask, NIP 8311628236, REGON 545435836. Kontakt w sprawach danych: kontakt@aizensystem.pl.

2. Jakie dane przetwarzamy

• • Dane konta: adres e-mail i zaszyfrowane hasło osoby korzystającej z panelu.
• • Dane zgłoszeń (leadów): informacje przekazane przez formularze klienta (np. imię, e-mail, telefon, treść), przetwarzane w imieniu klienta jako administratora tych danych.
• • Dane z integracji reklamowych i analitycznych: identyfikatory i dane pomiarowe z Meta (pixel, Conversions API, konto reklamowe — koszty i konwersje), Google Analytics 4 (ruch, źródła), Google Ads (koszty i statystyki kampanii oraz identyfikatory kliknięć gclid do zliczania konwersji offline) oraz Shopify (zamówienia, koszyki) — o ile klient te integracje podłączy.
• • Dane techniczne: adres IP i informacje o przeglądarce w zakresie niezbędnym do bezpieczeństwa i dopasowania konwersji (EMQ).

3. Cele i podstawy prawne (RODO)

• • świadczenie usługi (CRM, raporty, analityka) — art. 6 ust. 1 lit. b RODO (umowa);
• • pomiar skuteczności reklam i atrybucja — art. 6 ust. 1 lit. f (uzasadniony interes) oraz zgoda marketingowa osoby zgłaszającej, gdy jest wymagana;
• • bezpieczeństwo, zapobieganie nadużyciom i obowiązki prawne — art. 6 ust. 1 lit. f oraz lit. c.

Zdarzenia konwersji do Meta wysyłamy wyłącznie, gdy osoba wyraziła zgodę marketingową; bez zgody dane pozostają tylko w panelu i nie są przekazywane do platform reklamowych.

4. Dane z platform Meta i Google (w tym Google Ads)

Dostęp do danych Meta (przez Conversions API i Marketing API) oraz Google (Google Analytics 4 i Google Ads) wykorzystujemy wyłącznie do realizacji usługi na rzecz klienta — wysyłania zdarzeń konwersji oraz pokazywania klientowi kosztów, konwersji i skuteczności jego własnych kampanii w panelu. Nie sprzedajemy tych danych, nie łączymy ich między klientami i nie wykorzystujemy do celów niezwiązanych z usługą. Tokeny dostępu przechowujemy w postaci zaszyfrowanej.

Google Ads. Za wyraźną zgodą klienta (autoryzacja OAuth albo podłączenie konta pod kontem menedżera agencji) panel: (a) odczytuje koszty i statystyki kampanii, aby pokazać je w raportach klienta, oraz (b) przesyła do konta Google Ads klienta konwersje offline — czyli informację, że dany lead (zidentyfikowany przez gclid z kliknięcia w reklamę) zakończył się sprzedażą, wraz z jej wartością. Służy to wyłącznie mierzeniu i optymalizacji reklam klienta. Zakresy wykorzystania: https://www.googleapis.com/auth/adwords (odczyt kosztów/kampanii, konfiguracja akcji konwersji) oraz https://www.googleapis.com/auth/datamanager (przesyłanie konwersji offline przez Google Data Manager API).

Ograniczone wykorzystanie (Limited Use). Wykorzystanie przez AIZEN Panel informacji otrzymanych z interfejsów API Google, w tym Google Ads, jest zgodne z Zasadami dotyczącymi danych użytkownika w usługach API Google, łącznie z wymaganiami Ograniczonego wykorzystania. Danych z API Google nie używamy do trenowania modeli AI, nie udostępniamy ich stronom trzecim poza realizacją usługi na rzecz klienta i nie wykorzystujemy do reklamy.

5. Odbiorcy i podmioty przetwarzające

Korzystamy z zaufanych dostawców, którzy przetwarzają dane w naszym imieniu:

• • Fly.io — hosting aplikacji (region UE);
• • Cloudflare R2 — szyfrowana kopia zapasowa bazy (UE);
• • Resend — wysyłka wiadomości e-mail;
• • Meta Platforms, Google, Shopify — wyłącznie w zakresie integracji podłączonych przez klienta;
• • Mistral AI (UE) — dostawca modeli AI, wyłącznie gdy klient wykupi dodatek „Agenci AI" (patrz niżej).

5a. Warstwa AI (opcjonalny dodatek)

Gdy klient aktywuje dodatek Agenci AI, część danych projektu jest przetwarzana przez modele językowe w celu analiz i obsługi zgłoszeń. Stosujemy minimalizację danych:

• • Analizy, rekomendacje, raporty, doradca budżetowy i czat — do modelu trafiają wyłącznie zagregowane statystyki (liczby, koszty, ROAS), bez danych osobowych. Dostawca: Mistral AI (przetwarzanie w UE).
• • Obsługa leadów (ocena, streszczenie, propozycja odpowiedzi) — treść zgłoszenia z zredagowanym e-mailem i telefonem. Dostawca: Mistral AI (przetwarzanie w UE).
• • Notatki głosowe (opcjonalnie, nagrywane przez pracownika przy leadzie) — audio jest transkrybowane i streszczane; do modelu trafia transkrypt z zredagowanym e-mailem i telefonem. Dostawca: Mistral AI / Voxtral (UE). Pliki audio przechowujemy w Cloudflare R2 (UE) i automatycznie kasujemy po 90 dniach.
• • Umowa powierzenia (DPA) z dostawcą modeli obowiązuje z mocy regulaminu — jest do niego włączona przez odesłanie. Dostawca nie trenuje modeli na danych z płatnego API. Dane wejściowe i wyjściowe są u dostawcy przechowywane przez 30 dni na potrzeby wykrywania nadużyć, a po zakończeniu korzystania z usługi usuwane w ciągu 30 dni. Dla ewentualnego transferu poza EOG stosowane są standardowe klauzule umowne (SCC).
• • Zgłoszenia bez zgody kontaktowej nie są przekazywane do modeli w celu komunikacji. Możesz w każdej chwili zażądać wyłączenia AI dla swojego konta.

6. Okres przechowywania

Dane przechowujemy przez czas korzystania z usługi. Dane osobowe leadów są automatycznie anonimizowane po okresie retencji (domyślnie 24 miesiące). Po zakończeniu współpracy dane usuwamy lub anonimizujemy na żądanie.

7. Twoje prawa

Masz prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, sprzeciwu oraz przenoszenia. Zgodę marketingową możesz wycofać w każdej chwili. Przysługuje Ci skarga do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (uodo.gov.pl). Sposób usunięcia danych opisujemy na stronie Usuwanie danych.

8. Pliki cookie

Panel używa wyłącznie niezbędnego pliku cookie sesji (utrzymanie zalogowania) — nie stosujemy plików cookie do śledzenia marketingowego w samym panelu.

9. Kontakt

W sprawach dotyczących danych osobowych napisz na kontakt@aizensystem.pl.